Årsmötesinformation till distrikt och underförbund

Inför årsmöte

• Kallelse
• Årsmöteshandlingar
• Ekonomi, bokslut och revision
• Röstlängd och fullmaktsgranskning
• Möte på World Trade Center

Efter årsmöte

• Kontaktuppgifter till förtroendevalda
• Beslutad medlemsavgift
• Protokoll årsmöte och konstituerande möte
• Stadgar och stadgeändringar

Inför årsmöte

Kallelse

› Frågor om kallelse: Sofia Arnbom, arnbom@budo.se

Varje organisation ansvarar för att ta fram och publicera en kallelse till sitt årsmöte på sin hemsida. Meddela SB&K så publicerar vi länken på samlingssidan för årsmöten budokampsport.se › Förbund › Årsmöten. För de underförbund som genomför årsmöte i anslutning till SB&K:s stämma publicerar SB&K en gemensam kallelse. 

Årsmöteshandlingar

› Frågor om årsmöteshandlingar: Sofia Arnbom, arnbom@budo.se

Varje organisation ansvarar för att ta fram och publicera sina årsmöteshandlingar på sin hemsida. Meddela SB&K så publicerar vi länken på samlingssidan för årsmöten budokampsport.se › Förbund › Årsmöten.

Vilka handlingar ska ingå?
Vad som ska ingå i era handlingar framgår av era stadgar, där framgår även när de ska vara publicerade. Vanligt är att de ska vara publicerade senast 14 dagar innan mötet och minst bestå av:

• Dagordning/föredragningslista (så som den ser ut i stadgarna)
• Verksamhetsberättelse föregående år
• Förvaltningsberättelse för föregående år
• Revisionsberättelse auktoriserad revisor vald av SB&K
• Revisionsberättelse lekmannarevisor vald av SDF eller UF
• Eventuella propositioner från styrelsen
• Eventuella motioner från medlemmar samt styrelsens yttrande
• Verksamhetsplan innevarande år
• Budget innevarande år
• Förslag på medlemsavgift kommande verksamhetsår
• Valberedningens förslag

Ekonomi

› Frågor om ekonomi, Mona Lundkvist mona@budo.se 

Bokslut
SB&K skickar bokslut till respektive UF så snart de är klara. UF skriver på (hela styrelsen, suppleanter undantagna) och returnerar en kopia på signerat bokslut till SB&K, via mejl eller post.

Revisionsberättelse
Löpande siffergranskning sköts av SB&K:s valda revisorer (auktoriserade). Deras revisionsberättelse skickas av SB&K till respektive UF så snart den är klar. Revisor vald på UF:s årsmöte (verksamhetsrevisor/lekmannarevisor) följer i första hand upp verksamheten och skriver en revisionsberättelse utifrån det.

Röstlängd och fullmaktsgranskning

› Frågor om röstlängd & fullmaktsgranskning: Sofia Arnbom, arnbom@budo.se
› Frågor om medlemsrapportering och inbetalda medlemsavgifter: Matilda Ritzén, matilda@budo.se
› Föreningar hänvisas alltid till info@budo.se i dessa frågor, ni kan också gå den vägen.

Preliminär röstlängd
SB&K ansvarar för att ta fram en röstlängd för respektive organisation. Om någon förening som gjort rätt för sig tillkommer adderas den och ni får en uppdaterad röstlängd inför ert möte.

Fullmaktsgranskning
Vem ansvarar för granskningen?
Respektive organisation ansvarar för fullmaktsgranskning inför sitt årsmöte, det vill säga kontroll av att den som önskar vara ombud med rösträtt har rätt att vara det.

Hur görs granskningen?
Granskningen sker innan mötets start. Vid ett fysiskt möte kan det innebära att den som vill vara ombud med rösträtt tar med en påskriven fullmakt och visar upp vid granskningen. Fullmakten prickas av mot röstlängden och ombudet får ett röstkort med det antal röster på som hen har rätt till. Hur många föreningar en person kan vara ombud för regleras i stadgarna. Vid SB&K:s årsmöte kan en person vara ombud för en förening där hen är medlem samt ytterligare två föreningar om dessa lämnat sina fullmakter till personen.

› Exempel på mall för fysisk fullmakt

Möte på World Trade Center

› Frågor om möte på World Trade Center (WTC): Sofia Arnbom, arnbom@budo.se

Lördag den 25 mars genomför SB&K samt 12 underförbund årsmöten på WTC i Stockholm. Tid för respektive möte och fullmaktsgranskning finns i kallelsen.

Praktisk information

• Var på plats lite innan ni ska påbörja fullmaktsgranskningen men inte tidigare än 8.30. 
• UF hämtar en mapp med information vid SB&K:s fullmaktsgranskning. I mappen finns en utskriven röstlängd samt röstkort att dela ut vid er fullmaktsgranskning.
• UF genomför sin fullmaktsgranskning i eller i anslutning till sin lokal.
• Begränsad möjlighet till utskrift på plats. Maila till print@wtc.se. Skriv antal kopior och om det ska vara enkel- eller dubbelsidigt. Hämtas hos Carina i receptionen på WTC.
• Kaffe, te och frukt finns tillgängligt under dagen. 
• Lunch serveras från kl. 12.00. Det är 150 stycken luncher förbeställda. Lunchen är vegetarisk. Eftersom det inte är föranmälan tillgodoses behov av specialkost av köket på plats i mån av möjlighet.

Om WTC

• Hitta till WTC
• Karta över konferensrummen (en bit ner på sidan)

Efter årsmöte

Kontaktuppgifter

Efter att distrikt och underförbund genomfört sitt årsmöte är det viktigt att SB&K får in aktuella kontaktuppgifter till förtroendevalda. Vi önskar i första hand information om ordförande samt kassör. Dels för att via en enkät till ordförande samla in övriga uppgifter men också för att inte ekonomihanteringen ska stanna av. Meddela oss även om samma personer som tidigare valts om så att vi vet att så skett.

› Meddela uppgift om nedanstående till arnbom@budo.se, var gärna tydlig med vilken organisation det avser.

• vald ordförande: namn, mejl och telefonnummer
• vald kassör: namn, mejl och telefonnummer

Medlemsavgift

Medlemsavgifter för nästkommande verksamhetsår beslutas på respektive organisations årsmöte. På SB&K:s stämma fastställs underförbundens medlemsavgifter. Det är därför viktigt att beslutad medlemsavgift för underförbund meddelas direkt efter avslutat möte, dock senast 13.30 den 25 mars. För distrikten är det inte lika akut. Information om nuvarande medlemsavgifter finns under Förening › Medlemskap › Medlemsavgifter

› Meddela beslutad medlemsavgift till Sofia Arnbom, arnbom@budo.se

Protokoll

Protokoll från årsmöte samt konstituerande styrelsemöte skickas till SB&K när det är klart och signerat. SB&K behöver ibland följa upp beslut eller t.ex. förmedla uppgifter till RF eller Skatteverket för alla organisationer kopplade till SB&K. Detta arbete underlättas avsevärt genom att vi har tillgång till protokollen. Observera att protokoll från konstituerande styrelsemöte måste vara påskrivet för hand (ej digital signering). Detta då Skatteverket inte godkänner digitalt signerade protokoll.

› Skicka protokoll från årsmöte och konstituerande styrelsemöte till Sofia Arnbom, arnbom@budo.se

Stadgar och stadgeändringar

Stadgeändringar inom organisationen behöver godkännas av en så att säga hierarkiskt högre organisation, det regleras i själva stadgarna. Ibland ska detta godkännande ske innan ändringen genomförs, ibland fungerar det lika bra efteråt. T.ex. måste SB&K fråga RF innan det beslutas om nytt namn på ett distrikt medan andra ändringar i SB&K:s stadgar granskas och godkänns (förhoppningsvis) av RF i efterhand. På samma sätt ska stadgeändringar som görs av distrikt eller underförbund godkännas av SB&K. Detta är lite av en djungel som vi på sikt försöker hitta ett så smidigt sätt som möjligt att hantera. Det viktiga nu är att om det beslutats om en ändring, meddela SB&K så handlägger vi det utifrån den aktuella situationen.

› Har årsmötet beslutat om en stadgeändring, meddela Sofia Arnbom, arnbom@budo.se

Kontakt 

Har du önskemål eller synpunkter på informationen på denna sida kontakta Sofia Arnbom, arnbom@budo.se