Årsmötesinformation till distrikt och underförbund

En kallelse bör minst innehålla datum, tid och plats för mötet samt när och hur fullmaktsgranskningen görs.

Vanligt är att den ska vara publicerad senast 30 dagar innan mötet.

Vanligen ska handlingar vara publicerade senast 14 dagar innan mötet och minst bestå av:

• Dagordning/föredragningslista (så som den ser ut i stadgarna)
• Verksamhetsberättelse föregående år
• Förvaltningsberättelse för föregående år
• Revisionsberättelse auktoriserad revisor vald av SB&K
• Revisionsberättelse lekmannarevisor vald av SDF eller UF
• Eventuella förslag (propositioner) från styrelsen
• Eventuella förslag (motioner) från medlemmar samt styrelsens yttrande över förslaget
• Verksamhetsplan för innevarande år
• Budget för innevarande år
• Förslag på medlemsavgift kommande verksamhetsår
• Valberedningens förslag

SB&K skickar bokslut till respektive UF så snart de är klara.

UF skriver på bokslutet (hela styrelsen, ev. suppleanter undantagna) och returnerar en kopia på signerat bokslut till SB&K, via mejl eller post.

Löpande siffergranskning sköts av SB&K:s valda revisorer (auktoriserade). Deras revisionsberättelse skickas av SB&K till respektive UF så snart den är klar.

Revisor vald på UF:s årsmöte (verksamhetsrevisor/lekmannarevisor) följer i första hand upp verksamheten och skriver en revisionsberättelse utifrån det.

Enligt plan för bokslut och revision ska revisionsberättelsen från SB&K:s revisorer vara klar [inväntar datum].

UF som genomför årsmöte innan dess presenterar revisionsberättelse från vald verksamhetsrevisor/lekmannarevisor och, om mötet går med på det, protokollför ni under frågan om ansvarsfrihet för styrelsen förslagsvis: ”Under förutsättning att SB&K:s revision godkänns utan anmärkning beviljas ansvarsfrihet.”

Rutin för posthantering vid sändning av distriktens bokföring skickas ut [inväntar datum].

Saknar ni utskicket kontakta Sofia Arnbom, arnbom@budo.se
Revisor SDF: Thomas Hajas, ekonomi@budo.se

Vem som har rösträtt regleras i era stadgar men det är årsmötet som fastställer den slutliga röstlängden för mötet. Gällande årsmötets möjlighet till tolkning av stadgarna kring detta svarar Riksidrottsförbundets jurister:

”Ett årsmöte har alltid rätt att tolka sina stadgar, så länge det finns ett tolkningsutrymme. Men det finns även en princip som innebär att en enig stämma får besluta att direkt frångå viss paragraf i stadgarna. När det är fråga om absolut grundläggande principer som rösträtt gäller det att vara ytterst noga i balansgången mellan tolka respektive frångå stadgarna.”

Granskningen sker innan mötets start, i förväg eller på plats. Vid ett fysiskt möte kan det innebära att den som vill vara ombud med rösträtt tar med en påskriven fullmakt och visar upp vid granskningen. Fullmakten prickas av mot röstlängden och ombudet får ett röstkort med det antal röster på som hen har rätt till.

Hur många föreningar en person kan vara ombud för regleras i stadgarna. Vid SB&K:s årsmöte kan en person vara ombud för en förening där hen är medlem samt ytterligare två föreningar om dessa lämnat sina fullmakter till personen. Många av underförbunen har liknande upplägg.

• Var på plats lite innan ni ska påbörja fullmaktsgranskningen men inte tidigare än [klockslag]. 
• UF genomför sin egen fullmaktsgranskning. På plats sker det i eller i anslutning till respektive möteslokal.
• Begränsad möjlighet till utskrift på plats. Maila till xxx@xxx. Skriv antal kopior och om det ska vara enkel- eller dubbelsidigt. Hämtas hos XXX.
• Kaffe, te och frukt finns tillgängligt under dagen. 
• Lunch serveras [klockslag]. Det är [x antal] stycken luncher förbeställda. Lunchen är vegetarisk. Behov av specialkost tillgodoses av köket på plats i mån av möjlighet.

SB&K behöver snabbt få information om vald ordförande och kassör för att inte ekonomihanteringen ska stanna av.

SB&K skickar en enkät till ordförande för att samla in uppgifter om övriga kontaktpersoner.

Meddela oss även om samma personer som tidigare valts om så att vi vet att så skett.

Medlemsavgifter för nästkommande verksamhetsår beslutas på respektive organisations årsmöte. På SB&K:s stämma fastställs underförbundens medlemsavgifter. Det är därför viktigt att beslutad medlemsavgift för underförbund meddelas direkt efter avslutat möte.

Rekommenderas att i protokollet på respektive möte skriva in den faktiska summan som beslutats även om ingen förändring beslutats.

SB&K behöver ibland följa upp beslut eller t.ex. förmedla uppgifter till RF eller Skatteverket för alla organisationer kopplade till SB&K. Detta arbete underlättas avsevärt genom att vi har tillgång till protokollen.

Observera att protokoll från konstituerande styrelsemöte måste vara påskrivet för hand (ej digital signering). Detta då Skatteverket endast godkänner fysiskt signerade protokoll till exempel när SB&K ska anmäla deklarationsombud för respektive underförbund.

SB&K kan hjälpa distrikt och underförbund med digital signering av årsmötesprotokoll.

Observera att protokoll från konstituerande styrelsemöte måste vara påskrivet för hand (ej digital signering). Detta då Skatteverket endast godkänner fysiskt signerade protokoll till exempel när SB&K ska anmäla deklarationsombud för respektive underförbund.

När protokollet är färdigt att skriva på, skicka dokumentet som en pdf samt namn och mejladresser på de som ska signera så handlägger vi det via förbundets konto hos Verified. Skicka till Mona Lundkvist, mona@budo.se

När distrikt eller underförbund skickat in sina dokument kollar SB&K kansli igenom underlaget och förbereder ett ärende till kommande styrelsemöte.

När SB&K:s styrelse fattat ett beslut så återkopplar SB&K kansli så snart protokoll från mötet är publicerat.

Om en ändring av stadgarna inte godkänns blir ni uppmanade att korrigera detta vid nästkommande årsmöte.