Hjälpverktyg

▪ Bestäm gärna i god tid när ni planerar att genomföra ert årsmöte, så att ni hinner förbereda er ordentligt. Information om när ni senast behöver utlysa årsmötet hittar du i era stadgar. Tips! Ett årshjul kan underlätta planeringen av verksamheten och gör det lättare att komma ihåg viktiga datum, exempelvis datumet för årsmötet. På vår webbplats hittar du ett förslag på hur ett årshjul kan se ut.

▪ Skriv protokoll på era styrelsemöten. Inför årsmötet ska ni lämna både styrelseprotokoll och er ekonomiska redovisning till föreningens revisorer. Tips! Genom att kontinuerligt under året lämna rapporter till revisorerna underlättar ni deras arbete och ger dem bättre inblick i er verksamhet. Det ger dem möjlighet att larma om något inte skulle stå rätt till.

▪ Berätta för valberedningen vilka personer inom den nuvarande styrelsen som har uppdrag som tar slut i och med det kommande årsmötet. Ta reda på om dessa vill ställa upp igen eller om valberedningen ska arbeta för att hitta andra kandidater till de olika styrelseuppdragen. Valberedningen presenterar sitt förslag på ny- och omval av ledamöter på årsmötet. Tips! Om styrelse och valberedning har en tät och löpande dialog brukar det vara lättare för valberedningen att få en uppfattning om vilka kompetenser och uppdrag som behöver tillsättas vid nästa årsmöte. Ju mer precis en uppdragsbeskrivning är, desto lättare brukar det vara att hitta kandidater.

▪ Diskutera eventuella motioner som kommer in till årsmötet och skriv ett yttrande från styrelsen till varje inkommen motion. Skicka ut motioner och yttranden till era medlemmar i god tid (enligt era stadgar) före årsmötet. Tips! Poängtera gärna att medlemmarna kan lämna in motioner närsomhelst under året, och inte bara i samband med årsmötet.

▪ Diskutera och förbered eventuella förslag på förändringar från er som styrelse. Skriv dessa som propositioner och presentera dem för medlemmarna i god tid (enligt era stadgar) före årsmötet.

▪ Ni kommer även behöva förbereda andra presentationer inför årsmötet. I nästa avsnitt kan du läsa om vilken information och vilka dokument det gäller.

• Bestäm tid och plats för årsmötet: Ska det ske fysiskt, digitalt eller både och? Behöver lokal bokas? Vilken digital videotjänst ska ni använda om mötet ska ske digitalt?

• När tid och plats för årsmötet är bestämt: Skicka ut kallelsen. Se till att skicka ut kallelsen i tid och på rätt sätt (hur och när står i era stadgar).

• Inför årsmötet behöver medlemmarna få ta del av dessa handlingar i förväg (hur långt i förväg står i era stadgar):
1. Dagordning eller föredragningslista.
2. Verksamhetsberättelse.
3. Bokslut.
4. Revisionsberättelse.
5. Förslag till verksamhetsplan.
6. Förslag till budget.
7. Yttranden om motioner och propositioner från styrelsen.
8. Valberedningens förslag.
Tips! Kom ihåg att dagordningen för just er förening eller ert förbund står preciserat i era stadgar. Det innebär att den dagordning ni skickar ut inför årsmötet behöver överensstämma med de punkter era stadgar säger att dagordningen ska innehålla.

• Bestäm tillsammans med valberedningen vem som ska hålla i årsmötet (vara mötesordförande) och vem som ska föra anteckningar under årsmötet (vara mötessekreterare).

• Lämna er ekonomiska redovisning och era styrelseprotokoll till revisorerna.

• Se över ert medlemsregister så att det är uppdaterat; det behövs för att veta vilka som har rösträtt på årsmötet.

• Behöver ni förbereda något annat inför mötet? Ska ni till exempel bjuda på fika?

Se vår "steg-för-steg-guide" under "hjälpverktyg"

▪ Signera årsmötesprotokollet och spara det. Det är årsmötets ordförande, sekreterare och justerare som ska skriva under protokollet. Kom ihåg att det är den egna organisationen (föreningen eller förbundet) som ansvarar för sitt årsmötesprotokoll.

▪ Uppdatera kontakt- och namnuppgifter till exempel på föreningens hemsida, i IdrottOnline och hos Skatteverket. Det gäller till exempel om ni på årsmötet fastställt en namnändring av föreningsnamnet. Det är viktigt att det står rätt uppgifter på samtliga ställen. Tips! Kom ihåg att ändra information om styrelsen, valberedningen och andra förtroendeuppdrag. Kommunicera även ut de nya uppgifterna till samtliga medlemmar
efter årsmötet.

▪ Bestäm dag och tid för det konstituerande mötet för den nyvalda styrelsen (om ni inte håller detta i direkt anslutning till att årsmötet avslutats). Tips! Det vara lättare för den nya styrelsen att komma in i uppdraget om ni har rutiner för kompetensöverföring från den gamla styrelsen till den nya. Det minskar också risken för att pågående arbeten går förlorade. Att även hitta gemensamma spelregler och arbetsrutiner för den nyvalda styrelsen kan underlätta arbetet med både enskilda och gemensamma uppdrag.

Den person som styrelsen valt ska hålla i mötet öppnar mötet och hälsar alla välkomna.

Det vill säga, hur många av de medlemmar som deltar på mötet har passerat rösträttsåldern (om det finns en sådan, det ska i sådana fall stå beskrivet i stadgarna) och också betalat medlemsavgiften i tid? (När medlemsavgiften senast måste vara betald för att en medlem ska ha rösträtt på årsmötet ska stå i stadgarna.) Det är dessa medlemmar som har rätt att rösta på mötet. Dubbelkolla detta med deltagarna på mötet och räkna antalet röstberättigade. När ni har gjort det kan ni fastställa röstlängden.

Det vill säga, stämmer de frågor och punkter som står med i listan för vad som ska tas upp på mötet? Vilka punkter er dagordning ska innehålla står i föreningens stadgar. Dubbelkolla att punkterna står i rätt ordning? Om det stämmer kan ni fastställa dagordningen eller föredragningslistan. Om dagordningen inte stämmer överens med hur den är fastställd i era stadgar behöver alla medlemmar med rösträtt ta ställning till de eventuella ändringar som behöver göras av den aktuella dagordningen för årsmötet. Därefter kan ni fastställa dagordningen. Obs! Denna guide är skriven utifrån hur en dagordning för årsmöte normalt brukar se ut, det innebär att dagordningen för er förenings årsmöte inte nödvändigtvis är exakt likadant uppställd.

Ofta är mötesordförande och mötessekreterare några andra än de som sitter i styrelsen. Styrelsen föreslår vanligtvis två personer och om alla på mötet håller med om förslagen blir dessa två valda, den ena till mötesordförande och den andra till mötessekreterare.

Den eller de som är protokolljusterare för egna anteckningar under årsmötet, för att sedan, efter mötet, kontrollera att det som mötets sekreterare skrivit är det som hände under mötet. Rösträknaren eller rösträknarna räknar rösterna under omröstningarna, meddelar mötet resultatet och skriver ner det.

Har kallelsen till årsmötet och all den information som medlemmarna ska få ta del av före årsmötet skickats ut på rätt sätt och i rätt tid? Hur, när och var kallelsen och övrig information ska skickas ut står i era stadgar. Om det har gjorts på rätt sätt kan ni fastställa att mötet har blivit korrekt utlyst.

Verksamhetsberättelsen är ett dokument som innehåller en beskrivning av vad föreningen gjort det senaste verksamhetsåret. Här ska till exempel framgå vad föreningen har genomfört för olika aktiviteter och tävlingar, hur många medlemmar föreningen haft samt vilka som suttit i styrelsen.

Här presenterar styrelsen resultaträkningen för året, det vill säga vilka intäkter och utgifter föreningen haft det gångna året och vad resultatet av alla kostnader blev. Här presenterar styrelsen också balansräkningen, det innebär att ni presenterar vilka tillgångar, skulder och eventuellt eget kapital föreningen har. Även förvaltningsberättelsen presenteras under denna punkt. Till skillnad från resultat- och balansräkningarna beskriver förvaltningsberättelsen i ord hur föreningens ekonomi ser ur och har sett ut det senaste verksamhetsåret. Ofta presenterar man då kostnaderna och intäkterna för sådant som skett i verksamheten, till exempel olika aktiviteter. När alla presentationer
är gjorda och medlemmarna har haft möjlighet att ställa frågor beslutar de med rösträtt om de godkänner redovisningen, i så fall fastställer man resultat- och balansräkningarna.

Föreningens revisorer har granskat och kontrollerat styrelsens arbete och de intäkter och utgifter som föreningen haft under
verksamhetsåret. Revisorerna presenterar resultatet av sin granskning i en rapport som kallas för revisionsberättelse.

I sin revisionsberättelse avslutar revisorerna med att föreslå för medlemmarna på årsmötet att antingen ge styrelsens ansvarsfrihet för det år som gått eller att inte ge dem det. Nästan alltid väljer medlemmarna på årsmötet att rösta som revisorerna föreslår.

Styrelsen presenterar sin plan för föreningens verksamhet det kommande verksamhetsåret. Till den planen presenterar styrelsen även en budget som beskriver hur de tycker att pengarna ska fördelas.

Propositioner är styrelsens förslag på idéer för eller ändringar av föreningens verksamheter. Om styrelsen har några förslag presenterar de dessa under denna punkt. Medlemmarna på årsmötet kan både kommentera förslagen, föreslå förändringar eller tillägg till förslagen och om man vill kan man som medlem även säga hur man själv tänker rösta: För (ja) eller emot (nej). Därefter röstar man om förslagen.

Medlemmarnas förslag på idéer eller ändringar av föreningens verksamheter kallas motioner. Om någon eller några medlemmar har lämnat in motioner till årsmötet presenterar den/eller de medlemmarna de förslagen under denna punkt. I era stadgar står det när en motion senast måste vara inskickad för att komma med på årsmötet. Finns det motioner från medlemmar ska styrelsen säga vad de tycker om förslagen. Även medlemmarna får kommentera motionerna och komma med förslag på ändringar eller tillägg. Det är sen upp till medlemmarna med rösträtt att rösta för (ja) eller emot (nej) varje motion.

Under denna punkt sker en omröstning och fastställande av priset på medlemskap. Vissa föreningar har ibland olika priser för medlemskap, till exempel ett pris för juniorer och ett annat pris för seniorer. För varje sådan medlemsavgift sker en omröstning. Ska den vara samma som tidigare år eller ändras? Om avgiften ska ändras kan det vara bra att förklara varför den ska ändras, så att alla vet varför priset höjs eller sänks. Det är medlemmarna med rösträtt som får vara med och rösta. Observera att medlemsavgift och träningsavgift är två olika
avgifter. Medlemsavgifter ska inte förväxlas med avgifter för att delta i den idrottsliga verksamheten. Avgifter för att delta i verksamheten kan till exempel vara terminsavgifter, träningsavgifter eller verksamhetsavgifter och dessa beslutas inte nödvändigtvis av årsmötet. Medlemsavgiften berör endast medlemskapet.

Valberedningen presenterar vilka personer de föreslår ska ingå i styrelsen. Hur många personer som ska väljas till styrelsen vid varje årsmöte, och hur många ledamöter styrelsen ska bestå av, kan se olika ut i olika föreningar. Vad som gäller för er förening eller ert förbund står i era stadgar. Ofta utser man hälften av styrelseposterna på årsmötet, för att på nästa årsmöte utse den andra halvan. På så sätt kommer det finnas både gamla och nya ledamöter i styrelsen, och kunskap kan föras vidare i föreningen och från styrelse till styrelse. Inte bara valberedningen utan även medlemmar kan föreslå personer till styrelsen. Det är alltid viktigt att de personer som föreslås har blivit tillfrågade och tackat ja till att bli nominerade. En ny valberedning ska också väljas. Både medlemmar och styrelsen kan föreslå personer till valberedningen. Val av en revisor eller flera revisorer ska också göras. Den eller de som mötet väljer till revisorer behöver inte vara medlemmar i föreningen. Alla val genomförs genom omröstning och det är endast medlemmar med fastslagen rösträtt får delta.

Här får de som är på mötet lyfta sina eventuella övriga frågor eller kommentarer. Det är viktigt är att frågorna eller kommentarerna inte handlar om ett jätteviktigt ämne som berör hela föreningen, och som därför skulle kräva en omröstning och ett beslut. Sådana frågor behöver skickas in i förväg som en motion, eller som en preposition från styrelsen. Under den här punkten kan i stället andra kommentarer och frågor ställas, kanske vill man gratulera de som blivit valda till styrelsen eller säga något annat. Kom ihåg att vara schysst, snäll och konstruktiv.

Den som är mötesordförande avslutar årsmötet.

Mötesprotokollet justeras, alltså gås igenom, av den eller de personer som valts till protokolljusterare för mötet. De personerna dubbelkollar protokollet så att det stämmer överens med de anteckningar de själva fört under mötet. Justerarna kontrollerar också att antalet röster vid omröstningarna stämmer. Mötessekreteraren rättar eventuella justeringar som protokolljusterarna kommer med. När alla är överens om att mötesprotokollet stämmer, skriver årsmötets ordförande, sekreterare och protokolljusterare under det.

Det är viktigt att spara mötesprotokollet, så att ni vet var det finns om ni någon gång skulle behöva gå tillbaka och titta i det. Det är föreningen själv som ansvarar för sina mötesprotokoll.

Skriv en tydlig och sammanfattande rubrik som säger vad propositionen handlar om. Den skall kunna användas i årsmötets dagordning samt protokoll.

Ange relevant bakgrundsfakta som är viktiga i sammanhanget och beskriv problemet.

Varför finns ett behov av att lösa frågan. Beskriv eventuella hinder eller problem.

Föreslå en lösning på problemet. Lämna om möjligt förslag på eventuella riktlinjer för genomförandet samt eventuella alternativa lösningar.

Beskriv ditt förslag till beslut, yrkande. ”Att”-satsen ska vara tydligt formulerad så att den inte kan misstolkas.

Exempel på “Att”-sats:
- Att föreningen köper in tio mittsar att använda vid nybörjarträningen.

Skicka ut propositionen i samband med kallelsen till årsmötet. När propositionen och kallelsen ska skickas ut till medlemmarna står i föreningen/förbundets stadgar

Skriv en tydlig och sammanfattande rubrik som säger vad motionen handlar om. Den skall kunna användas i årsmötets dagordning samt protokoll.

Ange relevant bakgrundsfakta som är viktiga i sammanhanget och beskriv problemet.

Varför finns ett behov av att lösa frågan. Beskriv eventuella hinder eller problem.

Föreslå en lösning på problemet. Lämna om möjligt förslag på eventuella riktlinjer för genomförandet samt eventuella alternativa lösningar.

Beskriv ditt förslag till beslut, yrkande. ”Att”-satsen ska vara tydligt formulerad så att den inte kan misstolkas.

Exempel på “att”-sats:
- Att föreningen köper in tio mittsar att använda vid nybörjarträningen.

En motion kan innehålla flera ”Att”-satser.

Förslag till beslut
- Att stämman beslutar att…
- Att stämman beslutar att…

Fyll i namnet på motionsställaren, den som kommit på och skrivit motionen. Underteckna motionen samt skriv namnförtydligande.

Lämna in motionen på det sätt och till det ställe eller den person, vanligtvis styrelsen, som ska ha motionen. Är du osäker kan du kolla vad det står i stadgarna för föreningen eller förbundet eller fråga din styrelse.

Skriv under motionen med underskrift & namnförtydligande.

Definiera ett så konkret och tydligt mål som möjligt.

Planera och beskriv hur arbetet ska gå till, vilka verktyg eller
arbetssätt ni behöver för att nå ert mål.

Att vara tydlig med vem eller vilka som ska vara involverade i arbetet samt att tydligt beskriva vem som ska göra vad
minimerar risken för missförstånd och ökar sannolikheten att målet blir uppnått.

Sätt ett datum för när ert mål ska vara uppnått. Ett arbete kan förutom att ha ett slutmål och slutdatum även
delas upp i olika delmål och deltider, var i sådana fall tydlig med vad som ska vara uppnått när.

Det kan vara en god idé att skriva upp kommentarer och idéer under arbetets gång samt att göra uppdateringar om vad som sker i arbetsprocessen.